ورود به سامر
ورود نیروی جدید (آنبوردینگ)؛ چک‌لیست و برنامه ۳۰ روزه آموزش کارمند جدید
ورود نیروی جدید یا آنبوردینگ (Onboarding) مجموعه کارهایی است که از لحظه پذیرش پیشنهاد کار تا چند هفته بعد انجام می‌دهید تا کارمند جدید سازمان را بشناسد، ابزار و دسترسی لازم را داشته باشد، کارش را یاد بگیرد و به بهره‌وری برسد. آنبوردینگ خوب یک برنامه مکتوب است، نه یک روز معرفی و «سؤالی داشتی بپرس».
در این مقاله چک‌لیست قبل از روز اول، برنامه پیشنهادی ۳۰ روزه، نقش همکار راهنما و روش سنجش موفقیت دوره را مرور می‌کنیم.
آنچه در این مقاله می‌خوانید:
چرا آنبوردینگ این‌قدر مهم است؟
هزینه استخدام فقط حقوق نیست؛ زمان مصاحبه، آموزش و ماه‌هایی که فرد هنوز به بهره‌وری کامل نرسیده هم هزینه است. اگر نیروی جدید در ماه‌های اول سازمان را ترک کند، همه این هزینه از دست می‌رود. تعریف کلی این مفهوم را در ویکی‌پدیا می‌توانید ببینید.
نشانه‌های آنبوردینگ ضعیف:
- روز اول میز، سیستم یا دسترسی‌ها آماده نیست.
- نیروی جدید نمی‌داند از چه کسی سؤال کند.
- آموزش کاملاً شفاهی است و به حوصله همکاران بستگی دارد.
- بعد از یک ماه، نه نیرو و نه مدیر نمی‌دانند او چقدر پیشرفت کرده است.
چهار لایه آنبوردینگ
- اداری: قرارداد، بیمه، مدارک، دسترسی‌ها و ابزار.
- فرهنگی: ارزش‌ها، قوانین، شیوه ارتباط و «این‌جا کارها چطور انجام می‌شود».
- شغلی: آموزش روش‌کارها، ابزارها و انتظارات نقش.
- ارتباطی: آشنایی با همکاران، مدیر و افرادی که با آن‌ها کار می‌کند.
بیشتر سازمان‌ها فقط لایه اول را انجام می‌دهند. سه لایه دیگر است که ماندگاری و بهره‌وری را تعیین می‌کند.
چک‌لیست قبل از روز اول
- قرارداد و مدارک اداری تکمیل شده است.
- سیستم، ایمیل، حساب کاربری نرم‌افزارهای سازمان و دسترسی‌ها آماده است.
- میز کار و تجهیزات آماده است.
- همکار راهنما تعیین و مطلع شده است.
- برنامه هفته اول نوشته و برای فرد ارسال شده است.
- تیم از ورود نیروی جدید خبر دارد.
- مدارک آموزشی، روش‌کارها و قوانین سازمان در یک جا جمع شده‌اند.
برنامه پیشنهادی ۳۰ روزه
هفته اول: شناخت
- خوشامدگویی مدیر و معرفی به تیم.
- آشنایی با چشم‌انداز، ارزش‌ها، محصولات و مشتریان اصلی.
- آموزش ابزارها و نرم‌افزارهای سازمان.
- مطالعه روش‌کارهای مکتوب نقش.
- همراهی با همکار راهنما در کارهای روزمره.
- پایان هفته: جلسه کوتاه با مدیر برای سؤال‌ها.
هفته دوم: یادگیری با انجام
- انجام کارهای ساده زیر نظر همکار راهنما.
- شروع گزارش کار روزانه.
- آزمون کوتاه از مطالب هفته اول.
هفته سوم: مسئولیت محدود
- سپردن کارهای مستقل با سطح اختیار پایین. سطوح تفویض را در مقاله تفویض اختیار توضیح داده‌ایم.
- شرکت در جلسات تیم.
هفته چهارم: ارزیابی و برنامه بعدی
- ارزیابی دوره توسط مدیر و همکار راهنما.
- دریافت بازخورد از نیروی جدید درباره خود دوره.
- تعیین هدف‌های سه ماه آینده.
نقش همکار راهنما
همکار راهنما (Buddy) یک همکار باتجربه هم‌سطح است، نه مدیر. وظایف او:
- پاسخ به سؤال‌های روزمره که فرد شاید از مدیر نپرسد.
- معرفی به افراد کلیدی.
- همراهی در انجام کارهای اولیه.
- گزارش کوتاه به مدیر درباره پیشرفت.
همکار راهنما را از قبل انتخاب کنید و بخشی از وقتش را رسماً برای این کار در نظر بگیرید.
سیستم‌سازی آنبوردینگ؛ یک بار بسازید، همیشه استفاده کنید
بزرگ‌ترین اشتباه این است که برای هر نیروی جدید، آموزش از صفر و شفاهی شروع شود. اگر روش‌کارهای هر نقش مکتوب باشد، آنبوردینگ هر بار سریع‌تر و یکدست‌تر می‌شود. این همان اصلی است که در مقاله سیستم‌سازی کسب‌وکار چیست؟ توضیح داده‌ایم.
برای شروع:
- فرایند جذب و ورود را از درخواست نیرو تا شروع کار، مرحله‌به‌مرحله بنویسید.
- برای هر نقش، فهرست روش‌کارها و مهارت‌های لازم را تهیه کنید.
- مدارک آموزشی را در پوشه مشخص هر دپارتمان نگه دارید.
- برای هر بخش آموزشی یک آزمون کوتاه طراحی کنید.
- فرم ارزیابی پایان دوره بسازید.
سنجش موفقیت آنبوردینگ
- زمان رسیدن به بهره‌وری: چند هفته طول می‌کشد فرد کارهای اصلی نقشش را مستقل انجام دهد؟
- ماندگاری: چند درصد نیروهای جدید پس از شش ماه هنوز در سازمان‌اند؟
- رضایت نیروی جدید: نظرسنجی کوتاه پایان ماه اول.
- نتیجه آزمون‌ها و ارزیابی پایان دوره.
اشتباهات رایج در ورود نیروی جدید
- حجم زیاد اطلاعات در روز اول: ده‌ها فایل و جلسه در روز اول فقط خستگی می‌آورد. اطلاعات را در طول هفته‌ها پخش کنید.
- رها کردن پس از هفته اول: بیشتر سؤال‌ها و سختی‌ها در هفته‌های دوم و سوم پیدا می‌شود، وقتی فرد کار واقعی را شروع می‌کند.
- نبودن انتظارات روشن: نیروی جدید باید بداند در پایان ماه اول و سوم از او چه انتظاری می‌رود.
- آموزش فقط ابزار، نه دلیل: فرد باید بداند چرا کارها این‌طور انجام می‌شود، نه فقط کدام دکمه را بزند.
- نپرسیدن نظر نیروی جدید: نگاه تازه او بهترین فرصت برای پیدا کردن فرایندهای مبهم یا زائد است.
- یکسان دیدن همه نقش‌ها: برنامه ورود کارشناس فروش با کارشناس مالی فرق دارد. یک قالب مشترک داشته باشید، اما محتوای شغلی را برای هر نقش جدا بنویسید.
انجامش در سامر
در سامر می‌توانید فرایند ورود را یک بار بسازید و برای همه نیروهای بعدی استفاده کنید:
- از گروه اجرا، وارد سیستم‌سازی شوید. در دپارتمان منابع انسانی، فرایند پیش‌فرض استخدام و ورود نیروی جدید (درخواست، جذب، مصاحبه، استخدام، آموزش، شروع کار) را ببینید و با کسب‌وکار خودتان تطبیق دهید. روش‌کارهای هر نقش را هم در دپارتمان مربوط ثبت کنید.
- از گروه تیم، در مدیریت کاربران با کاربر جدید حساب فرد را بسازید و در دپارتمان‌ها و نقش و جایگاه شغلی جایگاهش را مشخص کنید تا به سیستم‌ها، فایل‌ها و روال‌های مربوط دسترسی داشته باشد.
- مدارک آموزشی را در فایل‌ها و در پوشه دپارتمان قرار دهید.
- از گروه ارتباطات، در آزمون و نظرسنجی با ایجاد جدید آزمون‌های کوتاه آموزشی و نظرسنجی رضایت پایان ماه اول را بسازید.
- کارهای هفته اول را در فضاهای کاری به‌صورت کارت با مهلت و چک‌لیست تعریف کنید.
- در پایان دوره، از ارزیابی عملکرد با ایجاد فرم ارزیابی را انجام دهید. بخش خودشناسی هم تست‌های DISC، MBTI و NEO را برای خودشناسی، با تأکید بر جنبه تأملی و غیرقطعی آن‌ها، در اختیار می‌گذارد.
برای خودکار کردن درخواست‌های اداری ورود، مثل درخواست تجهیزات، مقاله اتوماسیون اداری را بخوانید.
پرسش‌های متداول
آنبوردینگ چقدر باید طول بکشد؟
برنامه فشرده معمولاً ۳۰ روز است، اما همراهی و پیگیری تا پایان ماه سوم ادامه پیدا می‌کند؛ به‌ویژه برای نقش‌های تخصصی.
تفاوت آنبوردینگ و آموزش چیست؟
آموزش بخشی از آنبوردینگ است. آنبوردینگ علاوه بر آموزش شغلی، کارهای اداری، آشنایی با فرهنگ سازمان و ایجاد ارتباط با همکاران را هم در بر می‌گیرد.
برای کسب‌وکار کوچک هم برنامه آنبوردینگ لازم است؟
بله، حتی ساده‌تر. یک چک‌لیست یک‌صفحه‌ای، روش‌کارهای مکتوب و یک همکار راهنما تفاوت زیادی ایجاد می‌کند.
چطور بفهمیم آنبوردینگ موفق بوده است؟
زمان رسیدن فرد به کار مستقل، نتیجه ارزیابی پایان دوره، رضایت خود او و ماندگاری‌اش پس از چند ماه را بسنجید.
همکار راهنما باید چه کسی باشد؟
یک همکار باتجربه و هم‌سطح در همان تیم که حوصله پاسخ دادن به سؤال‌ها را دارد و بخشی از وقتش رسماً برای همراهی نیروی جدید در نظر گرفته شده است؛ ترجیحاً نه مدیر مستقیم.
قدم بعدی: همین امروز شروع کنید
اگر هر بار که نیروی جدید می‌آید، آموزش از صفر و شفاهی شروع می‌شود، فرایند ورود را یک بار در سامر بسازید. روش‌کارها، فایل‌ها، آزمون‌ها و کارهای هفته اول برای همه نیروهای بعدی آماده می‌ماند.