ورود به سامر
نرم افزار انبارداری؛ راهنمای مدیریت موجودی کالا برای فروشگاه‌ها و شرکت‌های بازرگانی
نرم افزار انبارداری ابزاری است که موجودی هر کالا را در هر انبار، به‌صورت لحظه‌ای نشان می‌دهد و همه ورودها، خروج‌ها و انتقال‌ها را ثبت می‌کند. مهم‌ترین فایده‌اش این است که دیگر برای دانستن «چند تا داریم؟» لازم نیست به انبار بروید؛ و پیش از تمام شدن کالا، هشدار کمبود موجودی دریافت می‌کنید.
در این مقاله می‌خوانید مدیریت موجودی چرا مهم است، یک نرم افزار انبارداری چه امکاناتی باید داشته باشد، چطور آن را راه‌اندازی کنید و چه عادت‌هایی دقت انبار را حفظ می‌کند.
آنچه در این مقاله می‌خوانید:
- چرا مدیریت موجودی کالا این‌قدر مهم است؟
- نشانه‌هایی که به نرم افزار انبارداری نیاز دارید
- امکانات ضروری نرم افزار انبارداری
- مراحل راه‌اندازی انبارداری نرم‌افزاری
- چطور حد هشدار کمبود موجودی را تعیین کنیم؟
- عادت‌هایی که دقت انبار را حفظ می‌کند
- گزارش‌هایی که مدیر باید از انبار ببیند
- انجامش در سامر
- پرسش‌های متداول
چرا مدیریت موجودی کالا این‌قدر مهم است؟
موجودی کالا برای بیشتر فروشگاه‌ها، شرکت‌های بازرگانی، پخش و تولیدی‌ها یکی از بزرگ‌ترین دارایی‌هاست. دو اشتباه رایج در مدیریت آن، مستقیماً به سود ضربه می‌زند:
- کمبود موجودی: مشتری کالا را می‌خواهد و شما ندارید. فروش از دست می‌رود و ممکن است مشتری هم به رقیب برود.
- موجودی مازاد: کالایی که ماه‌ها در انبار مانده، یعنی پولی که می‌توانست صرف کالای پرفروش یا پرداخت بدهی شود. در شرایط تورمی، این مسئله پیچیده‌تر هم می‌شود چون باید بین خرید زودتر و نگه داشتن نقدینگی تعادل برقرار کنید.
بدون عدد دقیق، هر دو تصمیم حدسی است. نرم افزار انبارداری این عدد را به شما می‌دهد. مرور کلی‌تری از این دسته نرم‌افزارها را در ویکی‌پدیا ببینید.
نشانه‌هایی که به نرم افزار انبارداری نیاز دارید
- عدد موجودی در دفتر با موجودی واقعی قفسه‌ها فرق دارد.
- فروشنده قول کالایی را می‌دهد که بعداً معلوم می‌شود تمام شده است.
- بیش از یک انبار یا شعبه دارید و نمی‌دانید کالا در کدام است.
- کالاهای کم‌فروش را تشخیص نمی‌دهید و مدام از آن‌ها خرید می‌کنید.
- انبارگردانی پایان سال چند روز کار را تعطیل می‌کند.
امکانات ضروری نرم افزار انبارداری
| امکان | کاربرد |
|---|---|
| کاتالوگ کالا با کد و بارکد | تعریف یکتای هر کالا و جستجوی سریع |
| انواع کالا | تفکیک محصول، مواد اولیه، کالای مصرفی و خدمات |
| چند انبار | موجودی جداگانه برای هر انبار یا شعبه |
| ورود و خروج | ثبت هر جابه‌جایی کالا با تاریخ و دلیل |
| انتقال بین انبارها | جابه‌جایی کالا بدون خطای دوباره‌ثبت |
| هشدار کمبود موجودی | اطلاع پیش از تمام شدن کالا |
| اتصال به فاکتور خرید و فروش | هم‌خوانی موجودی با خرید و فروش (بسته به نرم‌افزار و تنظیمات) |
| مقایسه قیمت تأمین‌کنندگان | خرید از ارزان‌ترین یا مناسب‌ترین تأمین‌کننده |
مراحل راه‌اندازی انبارداری نرم‌افزاری
- کدگذاری کالاها: برای هر کالا یک کد یکتا تعریف کنید. اگر کالاها بارکد دارند، از همان استفاده کنید.
- دسته‌بندی: کالاها را به گروه‌های منطقی تقسیم کنید؛ این کار گزارش‌گیری را ساده می‌کند.
- تعریف انبارها: هر انبار یا شعبه را جداگانه تعریف کنید.
- انبارگردانی اولیه: موجودی واقعی همه کالاها را بشمارید و به‌عنوان موجودی اول دوره ثبت کنید. این مرحله را جدی بگیرید؛ هر خطا در اینجا تا ماه‌ها ادامه پیدا می‌کند.
- تعیین حد هشدار: برای کالاهای مهم، حداقل موجودی مجاز را مشخص کنید.
- قانون ثبت: هیچ کالایی بدون ثبت وارد یا خارج نشود. این قانون را با مسئول انبار رسماً توافق کنید.
چطور حد هشدار کمبود موجودی را تعیین کنیم؟
یک روش ساده: میانگین فروش روزانه کالا را در تعداد روزهایی که طول می‌کشد سفارش جدید برسد ضرب کنید و کمی هم موجودی اطمینان به آن اضافه کنید.
مثال فرضی: اگر روزانه حدود ۱۰ عدد از یک کالا می‌فروشید و تأمین‌کننده معمولاً ۵ روزه تحویل می‌دهد، حداقل ۵۰ عدد نیاز دارید. با ۲۰ عدد موجودی اطمینان، حد هشدار را ۷۰ عدد بگذارید.
این عدد را هر چند ماه یک بار با تغییر فروش و زمان تحویل بازبینی کنید.
عادت‌هایی که دقت انبار را حفظ می‌کند
- انبارگردانی چرخشی: به‌جای شمارش همه کالاها در پایان سال، هر هفته چند گروه کالا را بشمارید.
- ثبت فوری: ورود و خروج همان لحظه ثبت شود، نه آخر روز.
- یک مسئول برای هر انبار: مسئولیت مشترک یعنی بی‌مسئولیتی.
- بررسی مغایرت‌ها: هر اختلاف بین سیستم و قفسه را ریشه‌یابی کنید.
- شناسایی کالای راکد: هر فصل فهرست کالاهای بدون فروش را ببینید و برای آن‌ها تصمیم بگیرید.
گزارش‌هایی که مدیر باید از انبار ببیند
داشتن نرم‌افزار کافی نیست؛ باید از داده‌هایش تصمیم بگیرید. این چند گزارش را به‌طور منظم مرور کنید:
- فهرست کالاهای زیر حد هشدار: هر روز یا حداقل هر هفته، تا سفارش خرید به‌موقع ثبت شود.
- کالاهای پرفروش و کم‌فروش: هر ماه، تا خرید و فضای انبار را بر اساس واقعیت فروش تنظیم کنید.
- کالاهای راکد: کالاهایی که در یک بازه مشخص، مثلاً سه ماه، هیچ خروجی نداشته‌اند. برای آن‌ها تخفیف، فروش ترکیبی یا توقف خرید را بررسی کنید.
- مغایرت انبارگردانی: اختلاف شمارش واقعی با عدد سیستم. اگر مغایرت در یک گروه کالا تکرار شود، فرایند ثبت آن گروه ایراد دارد.
- مقایسه قیمت خرید: تغییر قیمت تأمین‌کنندگان در طول زمان، برای مذاکره بهتر.
اشتباهات رایج در انبارداری
رایج‌ترین اشتباه، کدگذاری نامنظم است؛ مثلاً یک کالا با دو نام مختلف ثبت شود. اشتباه دیگر، ثبت نکردن مرجوعی‌ها و ضایعات است که موجودی سیستم را از واقعیت دور می‌کند. و در نهایت، دسترسی همه کارکنان به ویرایش موجودی که ردیابی خطا را غیرممکن می‌کند.
انجامش در سامر
در سامر کالاها، انبارها، تأمین‌کنندگان و فاکتورها به هم وصل‌اند:
- از گروه بازاریابی و فروش، وارد کالا و خدمات شوید. این صفحه «کاتالوگ سازمان» شماست.
- با دکمه افزودن کالاها را تعریف کنید و نوع هر کدام را از میان محصول، مواد اولیه، مصرفی یا خدمات انتخاب کنید. قیمت، بارکد و حد هشدار کمبود موجودی را وارد کنید.
- از مدیریت انبارها با افزودن انبار انبارها یا شعبه‌ها را تعریف کنید.
- در تب‌های ورود و خروج و انتقال، جابه‌جایی کالاها را ثبت کنید.
- برای پیدا کردن سریع کالا از یافتن با بارکد یا کد استفاده کنید.
- در تأمین‌کنندگان قیمت‌های اعلامی هر تأمین‌کننده را ثبت کنید و با مقایسه بهترین گزینه را برای هر کالا ببینید.
- فاکتورهای خرید و فروش را در داشبورد مالی ثبت کنید تا خرید و فروش و انبار در یک سامانه کنار هم باشند.
اگر شرکت پخش دارید، مقاله مدیریت شرکت پخش را هم بخوانید. برای اثر موجودی روی پول نقد، مقاله مدیریت نقدینگی را ببینید و پلن‌ها را در تعرفه‌ها مقایسه کنید.
پرسش‌های متداول
بهترین نرم افزار انبارداری برای فروشگاه کوچک چیست؟
نرم‌افزاری که ساده باشد، کد و بارکد کالا را پشتیبانی کند، هشدار کمبود موجودی بدهد و با خرید و فروش هماهنگ باشد تا موجودی کمتر با واقعیت فاصله بگیرد.
انبارگردانی را هر چند وقت انجام دهیم؟
علاوه بر شمارش کامل سالانه، انبارگردانی چرخشی هفتگی یا ماهانه روی گروه‌هایی از کالاها دقت انبار را بالا نگه می‌دارد.
آیا می‌توان چند انبار را در یک نرم افزار مدیریت کرد؟
بله. در سامر می‌توانید چند انبار تعریف کنید، موجودی هر کدام را جداگانه ببینید و کالا را بین آن‌ها انتقال دهید.
حد هشدار موجودی چطور محاسبه می‌شود؟
میانگین فروش روزانه را در زمان تحویل سفارش ضرب کنید و یک موجودی اطمینان به آن اضافه کنید.
آیا موجودی با فاکتور فروش به‌روز می‌شود؟
وقتی کالا و فاکتور در یک سامانه باشند، هماهنگ نگه داشتن موجودی با خرید و فروش ساده‌تر می‌شود؛ نحوه دقیق آن بسته به تنظیمات سازمانتان است. در هر حال ورود و خروج‌ها را منظم ثبت کنید.
قدم بعدی: همین امروز شروع کنید
اگر هنوز موجودی انبار را با دفتر یا اکسل کنترل می‌کنید و هر بار برای دانستن موجودی باید به انبار زنگ بزنید، کالا و خدمات و مدیریت انبارهای سامر را امتحان کنید.