ورود به سامربرای اینکه چرخ یک کسبوکار بچرخد، باید یک یا چند نفر، در بخشهای مختلف سازمان، ایفای نقش کنند. (کاری انجام دهند)
بنابراین ابتداییترین کار این است که مشخص کنیم هر کسی، در کجا، چه کاری باید بکند.
برای راهاندازی و استفاده حرفهای از «سامر» هم همین روال را داریم: باید مشخص کنیم هر کسی در کجا، چه کاری باید بکند.
البته شما میتوانید یکراست سراغ بخشی که میخواهید بروید و کارتان را شروع کنید. اما برای تعریف ساختار اصلی، پیشنهاد میکنیم این مراحل را انجام دهید:
1 – تعریف بخشهای مختلف سازمان:
هر سازمانی، از چند بخش اصلی یا دپارتمان تشکیل شده است. مثل بخش یا دپارتمان تولید، بازاریابی، فروش، مالی و …
وظیفه دپارتمان تولید این است که محصولی را تولید کند و محصول دپارتمان مالی این است که حساب و کتاب شرکت را مدیریت کند.
این دو بخش (دپارتمان) کاملاً جدا از هم هستند و وظایف بسیار متفاوتی دارند.
برای اینکه بتوانیم کسبوکار را مرتبتر و کارآمدتر تعریف کنیم، نیاز داریم که این دپارتمانها را بصورت تفکیکشده و شفاف، مشخص کنیم.
حتی اگر کسبوکاری توسط 1 نفر اداره شود، حتی اگر اسم دپارتمانها را هم نداند، باز هم وظایف مختلفی را در سایه دپارتمانهای مختلف، انجام میدهد. یک روز بازاریاب است و یک روز دیگر، مسئول مالی.
تعریف دپارتمان در «سامر»
اولین کار برای تعریف کارآمد سازمان در سامر، این است که دپارتمانها را در آن تعریف کنیم. برای این کار، 2 راه داریم:
- تعریف دپارتمانهای پیشفرض
- تعریف دپارتمانها از صفر
تعریف دپارتمانهای پیشفرض در سامر
در صفحه اول (داشبورد) بعد از عنوان “داشبورد سامر” ، دکمهای با عنوان «تنظیمات» قرار دارد.
اگر هیچ دپارتمانی را در سامر تعریف نکرده باشید، با زدن دکمه «تنظیمات» ، گزینهای با عنوان «تعریف دپارتمانهای پیشفرض» خواهید داشت.
با زدن روی آن، چند دپارتمان که معمولاً در همه شرکتها هست، برای شما ایجاد میشوند.
میتوانید از بخش مدیریت دپارتمانها، اینها را ویرایش یا حذف کنید.
تعریف دپارتمان از صفر
برای اینکه دپارتمانهای خودتان را تعریف کنید، در انتهای منوی سامر، گزینه «تنظیمات» و بعد از آن، «مدیریت دپارتمانها» را بزنید.
حالا میتوانید با زدن دکمه «ایجاد دپارتمان جدید» ، دپارتمان جدیدی بسازید.
نام دپارتمان را هر طور که برای شما مناسبتر است، انتخاب کنید. مثلاً ممکن است بخواهید دپارتمانی با عنوان «طراحی» ایجاد کنید.
نوشتن توضیحات و انتخاب رنگ برای دپارتمان، حس بهتری برای شما ایجاد میکند و اجباری نیست.
بعد از ساخت دپارتمانها، “لیست دپارتمانها” را در همین صفحه خواهید دید.
در مقایل نام هر دپارتمان و در ستون عملیات، دکمههایی برای «مشاهده، ویرایش و حذف» دپارتمانها وجود دارد.
فیلم زیر، توضیحات کاملی در مورد دپارتمانها در سامر میدهد:
2 – تعریف نقشهای سازمان:
هر دپارتمانی، از چند نقش تشکیل شده. مثلاً دپارتمان بازاریابی میتواند شامل نقشهای «مدیر بازاریابی» و «کارشناس بازاریابی» باشد.
و در هر نقشی، میتوانند یک یا چند نفر مشغول به کار باشند.
تعریف نقشها در سامر
اگر برای ساخت دپارتمانها، راه اول (یعنی ساخت دپارتمانهای پیشفرض) را انتخاب کرده باشید، سیستم بصورت پیشفرض برای هر دپارتمان، 2 نقش «مدیر» و «کارشناس» را میسازد.
اما اگر خودتان بخواهید این نقشها (role) مدیریت کنید، از منوی اصلی، گزینه «تنظیمات» و سپس «نقشها» را بزنید.
با زدن دکمه «جایگاه جدید» و نوشتن «نام جایگاه»، میتوانید یک نقش جدید بسازید.
پیشنهاد میکنیم برای هر دپارتمان، حداقل 2 جایگاه یا نقش بسازید. مثل مدیر طراحی و کارشناس طراحی.
بعد از ساخت جایگاه یا نقشهای سازمانی، جدولی با عنوان “لیست جایگاههای شغلی” خواهید دید.
در جلوی هر جایگاه و در ستون “عملیات” ، میتوانید دکمههای «مشاهده، ویرایش، غیرفعال کردن و حذف» را برای هر جایگاه بزنید.
ارتباط نقشها و دپارتمانها در سامر
حالا که هم دپارتمانها را ساختهایم و هم نقشها (جایگاههای شغلی) ، باید این 2 تا را به هم مرتبط کنیم.
برای این کار، از منوی «تنظیمات» ، وارد «مدیریت دپارتمانها» شوید.
روی هر دپارتمانی که مد نظر دارید، دکمه مشاهده را بزنید.
حالا بخشی با عنوان «اضافه کردن جایگاه جدید» به این صفحه اضافه شده که همه نقشهای سازمانی شما را نشان میدهد.
جایگاهی که میخواهید را پیدا کنید. نقش آن جایگاه در این دپارتمان را مشخص کنید: مدیر یا عضو
و سپس دکمه “اضافه کردن” را بزنید.
فیلم زیر توضیحات کاملی در مورد نقشها یا جایگاههای سازمانی در سامر است:
3 – تعریف افراد تیم:
آخرین کار در این بخش این است که افراد سازمانمان را به مشخص کنیم.
مثلاً میگوییم آقای رضایی برای بازاریابی و فروش مناسب است. خانم محمدی برای پشتیبانی مشتریان. آقای حسینی برای بخش IT .
همین کار را هم باید در «سامر» انجام دهیم:
وارد بخش «کاربران» میشویم. یا از داشبورد اصلی و یا از منوی تنظیمات و گزینه “کاربران”
با زدن دکمه «کاربر جدید» ، کسی که میخواهیم را به سازمان خودمان در سامر اضافه میکنیم.
2 حالت برای اضافه کردن افراد به سازمان ما وجود دارد:
- ثبتنام و تعریف افرادی که از قبل در «سامر» عضو نبودهاند. (با زدن دکمه “ایجاد کاربر جدید”)
- اضافه کردن افرادی که قبلاً در «سامر» ثبتنام شدهاند. (با زدن دکمه “اضافه کردن کاربر موجود”)
بعد از اضافه کردن افراد، لیست کاربران را خواهید دید. در ستون «عملیات» و با زدن دکمه “ویرایش”، میتوانید جایگاههایی که برای این کاربر در نظر گرفتهاید را به او اختصاص دهید.
هر کاربر میتواند چند جایگاه شغلی داشته باشد.
فیلم زیر توضیحات کاملی در مورد کاربران در سامر دارد:
تبریک میگوییم. حالا سازمان، دپارتمان، کاربران و نقشهای آنها، به خوبی تعریف شدهاند.
ورود به سامانه مدیریت و راهبری سامر
مشاهده بقیه مطالب آموزشی «سامر» :