نمونه دستور جلسه؛ قالب آماده برای جلسه هفتگی، پروژه و هیئت‌مدیره

بیشتر جلسات بی‌نتیجه یک ویژگی مشترک دارند: هیچ‌کس دقیقاً نمی‌داند جلسه برای چیست. دستور جلسه (یا دستور کار جلسه) فهرست کوتاهی از موضوعاتی است که باید در جلسه بررسی شود، به همراه زمان، مسئول و نتیجه مورد انتظار هر موضوع. یک دستور جلسه خوب، جلسه یک‌ساعته را به جلسه سی‌دقیقه‌ای تبدیل می‌کند.

در این مقاله اجزای دستور جلسه را مرور می‌کنیم و سه نمونه دستور جلسه آماده برای موقعیت‌های رایج می‌دهیم.

دستور جلسه چیست و چرا مهم است؟

دستور جلسه نقشه راه جلسه است. وقتی قبل از جلسه برای شرکت‌کنندگان فرستاده شود، سه اتفاق می‌افتد:

• آمادگی: افراد با داده و نظر آماده می‌آیند، نه اینکه وسط جلسه دنبال عدد بگردند.
• تمرکز: بحث‌های حاشیه‌ای سریع‌تر شناسایی و به زمان دیگری موکول می‌شوند.
• سنجش: در پایان جلسه می‌شود دید آیا به نتیجه هر بند رسیدیم یا نه.

اگر می‌خواهید کل چرخه جلسه از برنامه‌ریزی تا پیگیری مصوبات را ببینید، راهنمای مدیریت جلسات را بخوانید. این مقاله فقط روی خود دستور جلسه تمرکز دارد.

اجزای اصلی یک دستور جلسه

۱. اطلاعات پایه

عنوان جلسه، تاریخ، ساعت شروع و پایان، محل یا لینک جلسه آنلاین و فهرست شرکت‌کنندگان.

۲. هدف جلسه

یک جمله که می‌گوید جلسه در پایان باید به چه برسد. مثلاً «تصمیم نهایی درباره قیمت محصول جدید». اگر نمی‌توانید هدف را در یک جمله بنویسید، احتمالاً جلسه لازم نیست یا باید به دو جلسه تقسیم شود.

۳. بندهای دستور جلسه

هر بند شامل:

• موضوع: عنوان کوتاه و روشن.
• نوع: اطلاع‌رسانی، بحث یا تصمیم‌گیری.
• ارائه‌دهنده: چه کسی بند را شروع می‌کند.
• زمان: چند دقیقه برای این بند.
• پیش‌نیاز: فایل یا گزارشی که باید قبل از جلسه خوانده شود.

۴. مرور مصوبات قبلی

چند دقیقه برای بررسی وضعیت اقدام‌های جلسه قبل. این بند باعث می‌شود مصوبات فراموش نشوند.

۵. جمع‌بندی و اقدام‌ها

پنج دقیقه آخر برای مرور تصمیم‌ها، تعیین مسئول و مهلت هر اقدام.

قالب ۱: دستور جلسه هفتگی تیم (۳۰ دقیقه)

برای «عددهای کلیدی»، دو یا سه KPI ثابت انتخاب کنید تا هر هفته همان‌ها مرور شوند.

قالب ۲: دستور جلسه پروژه (۴۵ دقیقه)

اگر پروژه‌ها را روی بورد پیگیری می‌کنید، جلسه را روبه‌روی همان بورد برگزار کنید. راهنمای نرم‌افزار مدیریت پروژه جزئیات بیشتری دارد.

قالب ۳: دستور جلسه هیئت‌مدیره یا شرکا (۹۰ دقیقه)

1. رسمی‌ها (۵ دقیقه): حضور و غیاب، تأیید صورتجلسه قبل.
2. گزارش مالی (۲۰ دقیقه): درآمد، هزینه، سود، نقدینگی و مطالبات. مطلب مدیریت نقدینگی چارچوب خوبی برای این بخش است.
3. پیشرفت اهداف فصل (۱۵ دقیقه): وضعیت OKRها یا اهداف اصلی.
4. موضوعات تصمیم‌گیری (۳۰ دقیقه): حداکثر دو یا سه موضوع مهم، هر کدام با گزارش پیشنهادی که از قبل ارسال شده است.
5. ریسک‌ها و فرصت‌ها (۱۰ دقیقه).
6. جمع‌بندی و اقدام‌ها (۱۰ دقیقه).

نکات اجرای جلسه با دستور جلسه

• حداقل ۲۴ ساعت قبل بفرستید تا افراد فرصت آماده شدن داشته باشند.
• بندهای تصمیم‌گیری را اول بگذارید؛ وقتی انرژی جلسه بالاست.
• زمان‌نگه‌دار تعیین کنید و به زمان هر بند پایبند باشید.
• پارکینگ موضوعات: بحث‌هایی که خارج از دستورند را یادداشت کنید و به جلسه دیگری بسپارید.
• بدون دستور، جلسه نه: قانون تیمی بگذارید که جلسه بدون دستور جلسه تشکیل نشود.
• یک دبیر ثابت: کسی که صورتجلسه و فهرست اقدام‌ها را ثبت می‌کند.

اشتباهات رایج

• دستور جلسه‌ای با ده بند برای سی دقیقه.
• بندهای مبهم مثل «بحث درباره فروش» به‌جای «تصمیم درباره تخفیف پاییزه».
• دعوت از افرادی که نقشی در هیچ بندی ندارند.
• تمام شدن جلسه بدون مسئول و مهلت برای تصمیم‌ها.

قالب ۴: دستور جلسه یک‌به‌یک مدیر و کارمند (۳۰ دقیقه)

جلسه یک‌به‌یک جلسه‌ای است که اغلب بدون دستور برگزار می‌شود و به همین دلیل یا به گپ تبدیل می‌شود یا به گزارش‌دهی خشک. این ساختار کمک می‌کند هر دو طرف از آن استفاده کنند:

1. موضوعات کارمند (۱۰ دقیقه): اول نوبت کارمند است؛ هر چیزی که می‌خواهد مطرح کند، از مانع کاری تا ایده یا نگرانی.
2. مرور پیشرفت (۸ دقیقه): وضعیت کارها و اهداف دوره نسبت به برنامه.
3. بازخورد دوطرفه (۷ دقیقه): یک نکته مثبت مشخص، یک نکته قابل بهبود؛ و پرسیدن اینکه مدیر چه کاری را می‌تواند بهتر انجام دهد.
4. رشد و یادگیری (۳ دقیقه): مهارتی که کارمند می‌خواهد تقویت کند.
5. اقدام‌ها (۲ دقیقه): چه کسی تا کی چه کاری انجام می‌دهد.

این جلسه را هر دو هفته یک بار و در زمان ثابت برگزار کنید. یادداشت‌های هر جلسه را نگه دارید تا در زمان ارزیابی عملکرد شواهد کافی داشته باشید و ارزیابی به حافظه چند هفته آخر محدود نشود.

چک‌لیست قبل از ارسال دستور جلسه

• آیا هدف جلسه در یک جمله نوشته شده است؟
• آیا هر بند نوع (اطلاع، بحث، تصمیم) و مسئول دارد؟
• آیا جمع زمان بندها از زمان جلسه کمتر است و چند دقیقه ذخیره دارد؟
• آیا فایل‌های پیش‌نیاز پیوست شده‌اند؟
• آیا فقط افرادی دعوت شده‌اند که در حداقل یک بند نقش دارند؟
• آیا بند مرور مصوبات قبلی وجود دارد؟

انجامش در سامر

در سامر می‌توانید دستور و نتیجه جلسات را کنار هم نگه دارید:

1. در ارتباطات › مدیریت جلسات روی جلسه جدید بزنید و عنوان، زمان و شرکت‌کنندگان را وارد کنید. بندهای دستور جلسه را در فیلد جداگانه دستور جلسه بنویسید.
2. فایل‌های پیش‌نیاز را در فایل‌ها و پوشه دپارتمان مربوط بگذارید و لینکشان را در دعوت بیاورید.
3. گزینه افزودن به تقویم سازمانی را در فرم جلسه روشن کنید تا جلسه در تقویم تیم دیده شود.
4. بعد از ایجاد جلسه، مدیر جلسه صورتجلسه و چک‌لیست اقدامات را با مسئول و مهلت هر اقدام ثبت می‌کند. هر شرکت‌کننده اقدام‌های خودش را در تب اقدامات من می‌بیند و مدیر در گزارش پیشرفت درصد انجام را دنبال می‌کند.
5. برای جلسه‌ای که یک روال ثابت دارد، مثل جلسه هفتگی، دستور جلسه را به‌عنوان یک روش کاری در اجرا › سیستم‌سازی ثبت کنید.

پرسش‌های متداول

دستور جلسه را چه کسی تهیه کند؟

معمولاً برگزارکننده یا دبیر جلسه. بهتر است چند روز قبل از شرکت‌کنندگان بخواهد موضوعات پیشنهادی‌شان را بفرستند.

دستور جلسه با صورتجلسه چه فرقی دارد؟

دستور جلسه قبل از جلسه نوشته می‌شود و می‌گوید درباره چه صحبت خواهیم کرد. صورتجلسه بعد از جلسه نوشته می‌شود و می‌گوید چه تصمیمی گرفته شد و چه کسی مسئول چه کاری است.

اگر بندی در زمانش تمام نشد چه کنیم؟

یا با موافقت جمع چند دقیقه تمدید کنید و از بند دیگری کم کنید، یا آن را به جلسه بعد یا یک جلسه کوچک‌تر با افراد مرتبط بسپارید.

برای جلسه پنج‌دقیقه‌ای ایستاده هم دستور جلسه لازم است؟

یک دستور ثابت سه‌سؤالی کافی است: دیروز چه کردم، امروز چه می‌کنم، چه مانعی دارم.

قدم بعدی: همین امروز شروع کنید

دستور جلسه را قبل از جلسه بفرستید و مصوبات را بعد از جلسه گم نکنید. در مدیریت جلسات سامر، جلسات و مصوباتشان را یک‌جا نگه دارید و پیگیری کارها را ساده‌تر کنید.

درخواست دموی رایگان سامر | ساخت رایگان سازمان در سامر

پلن‌ها را در صفحه قیمت‌های سامر مقایسه کنید و راهنماهای بیشتر را در وبلاگ سامر بخوانید.